Podijelit ćemo s vama korisne savjete koje smatramo ključnima za dobru organizaciju radnog vremena i povećanje produktivnosti, a vjerujemo da bar neke od njih već primjenjujete.
Zašto smatramo da je dobra organizacija pola puta do uspjeha možete pročitati u našem blogu JEL DOBRA ORGANIZACIJA ZAISTA POLA POSLA?.
- ORGANIZIRANI RADNI PROSTOR
Organizirani i uredni radni prostor polazna je stavka u dobroj organizaciji vašeg poslovanja, jer vam omogućava ugodniji osjećaj dok obavljate radne zadatke, lakše snalaženje medju policama i papirima, a time i veću produktivnost na radnom mjestu. Ovdje bismo naglasak stavili na vaš radni stol, pri čemu je najvažniji kriterij uspješne organizacije vaše snalaženje po istome.
- POTICAJNI RADNI PROSTOR
Stvorite si poticajni radni prostor koji će vas motivirati dok obavljate radne zadatke. Dokazano je da biljke u uredu poboljšavaju koncentraciju i povećavaju produktivnost. A ukoliko za to postoji mogućnost svakako „sakrijte“ kabele tehničkih uređaja i uklonite predmete koji vam odvlače pozornost.
Razmislite također kakvu ulogu na vašu produktivnost imaju izbor boja u prostoru, stil uredskog namještaja, vrsta i količina svjetlosti, izbor poticajne glazbe, korištenje eteričnih ulja u prostoru...
- VIŠAK PAPIRA
Često smo skloni gomilanju različitih dokumenata i papira koji su nam u nekom trenutku bitni (ili očekujemo da će postati bitni), međutim s vremenskim odmakom više nam ne trebaju i samo opterećuju nas i naš radni prostor. Stoga bacajte često viškove koji vam više ne trebaju, a ako isti nisu povjerljivi iskoristite ih kao radne materijale ili pak donirajte dalje.
- DESKTOP
Budući je desktop prva stvar koju ugledate kada na početku radnog dana upalite računalo, svakako je važno držati isti organiziranim i urednim (slično kao i radni stol). Raščistite desktop od nepotrebnih dokumenata koji su se s vremenom nagomilali, vodeći pritom računa da bitne dokumente spremite u odgovarajuće foldere u računalu. Također, izaberite za vas odgovarajuću i poticajnu fotografiju kao podlogu za desktop vašeg računala ili kombinaciju više fotografija koje će se periodično mijenjati.
- DOKUMENTI U RAČUNALU
Isto kao što papirni dokumenti trebaju biti organizirani i složeni u radnom prostoru, tako i dokumenti pohranjeni u vašem računalu trebaju biti organizirani na logičan način i složeni po kategorijama. Na taj ćete način na najlakši i najbrži način doći do dokumenata koji vam trebaju, a sve nove dokumente pohranjivati po istom principu.
- KONTAKTI I ŠIFRE
Sve kontakt informacije vaših kupaca, poslovnih partnera i institucija držite na jednom mjestu ili organizirane na neki drugi način koji će osigurati da najlakše i najbrže dođete do istih. Sve šifre za ulaske u razne programe i aplikacije imajte sačuvane na jednom mjestu (pritom obvezno vodite računa o sigurnosti tih povjerljivih podataka). Korištenje različitih aplikacija za bolju organizaciju podataka je dobrodošlo.
- TO-DO LISTA
Redovito sastavljajte i ažurirajte listu zadataka, sastanaka i događanja na dnevnoj (tjednoj, mjesečnoj) bazi i svakako vodite računa o prioritetima njihova obavljanja. To-do liste su nezaobilazni korak u dobroj ogranizaciji poslovanja, a vama ostavljamo na izbor hoćete li iste voditi u rokovniku, mobitelu ili računalu, ali svakako izaberite onaj način koji je za vas najučinkovitiji. Za nas je to i dalje papir i olovka 😊
- PRIORITETI
Sve poslovne aktivnosti koje trebate obaviti sukladno sastavljenoj to-do listi podijelite prema kriterijima teme, važnosti, vremena potrebnog za izvršenje zadataka i zadanih rokova, ili možda nekim drugim specifičnim kriterijima. Držite se postavljenih prioriteta i djelujte prema njima, međutim ostanite otvoreni za potencijalne promjene plana koje će se (vjerojatno) dogoditi u hodu. Krenite od najvažnijeg zadatka pa makar bio najteži!
- E-MAIL
Ponekad se čini da smo zatrpani e-mailovima i vrlo lako se možemo pogubiti u pokušaju odgovaranja na iste ili traženju određenog e-maila s potrebnom informacijom ili dokumentom. Stoga je jako bitno svakodnevno sortirati e-mailove po njihovoj važnosti, po potrebi spremati dokumente u prilogu, odgovoriti na e-mailove na koje trebamo odgovoriti, pročitati e-mailove koji sadrže korisne informacije (ili ih označiti za naknadno čitanje) i obrisati e-mailove koji nam nisu korisni. Osim toga, preporučujemo vam odjaviti se sa svih mailing lista čije vas teme uopće ne zanimaju i koji vam samo zatrpavaju inbox.
- PRIPREMA MATERIJALA UNAPRIJED
Ukoliko pišete blog za svoju web stranicu, šaljete newslettere i/ili imate profile na društvenim mrežama, a što sve iziskuje vrijeme za pripremu i objavu/slanje sadržaja, preporučujemo isto pripremati unaprijed, naravno u mjeri u kojoj je isto moguće. Dakle, onda kada za to imate vremena i inspiracije pripremite više materijala koje kasnije po potrebi možete samo nadopuniti ili prilagoditi i bit će spremni za objavu/slanje.
- VIRTUALNI ADMINISTRATIVNI ASISTENT
Sastavni dio poslovanja su također i sve one male, naizgled nevažne (ali ipak jako važne!), svakodnevne poslovne aktivnosti kao što su pisanje dopisa, analiza poslovnih ponuda, platni promet, kalkulacije, korespondencija... Ako vam ti poslovi oduzimaju vrijeme i energiju, i ne stignete se baviti aktivnostima važnim za razvoj vašeg poslovanja, javite nam se za dogovor oko administrativnih usluga i dogovorit ćemo paket i obujam usluga prilagođen potrebama vašeg poslovanja.
- PREDAH
I za kraj prebitan savjet presudan za vašu motivaciju, ali i za vaše zdravlje - predah tijekom radnog vremena, a preporučljivo je i više puta dnevno. Ovdje ne mislimo na dužu pauzu za ručak ili šetnju, već na kratko istezanje, topli napitak, svježi zrak... Sasvim dovoljno da nastavimo raditi s više energije i s boljom koncentracijom.
Čak i najmanje promjene, za čije vam uvođenje ne treba puno vremena, mogu znatno poboljšati vašu produktivnost i odigrati veliku ulogu u organizaciji i uspješnosti vašeg poslovanja.
